Помощник закупок по методу Min/Max для УТ 10.3, КА, УПП

Обработки - Рабочее место

«Помощник закупок» облегчает формирование заказов поставщикам, упрощает работу с товарной матрицей, дает дополнительные инструменты для анализа и прогноза продаж.

В течение двух лет я развивал решение «Помощник закупок для 1С по методу Min/Max». От закупщиков, которые купили это решение, приходит огромное количество рекомендаций и пожеланий по расширению функционала. Наиболее популярные предложения превращаются в новые функции Помощника закупок. Такой подход привел к превращению отчета в удобное и функциональное рабочее место менеджера по закупкам.

Помощник закупок включает в себя:

  • расширенный анализ продаж товара,
  • автоматическое построение прогноза продаж,
  • автоматический расчёт количества товара к заказу по методу МИН/МАКС,
  • формирование документов заказа поставщику.

Опубликованное решение разработано для программы 1С:Управление торговлей ред. 10.3.

Посмотрите видео о работе Помощника закупок

Возможности Помощника закупок

Метод MIN / MAX

Метод MIN/MAX подразумевает заказ товара в тот момент, когда его остатки будут меньше чем MIN (точка заказа). И пополняются до значения MAX (целевой остаток).

Целевые остатки, точка заказа

При автозаказе поставщикам на основании точки заказа (или как его иногда называют — метод «минимального остатка» или метод MIN/MAX), система помогает определить две главных вещи:

  1. Момент когда заказывать. Такое количество товара, при снижении остатков до которого делается заказ.

  2. Количество товаров, которое нужно заказать у поставщика.

Автоматический расчет целевого остатка

Для обоих параметров ключевое значение имеет прогноз продаж. Помощник закупок строит прогноз на основании истории продаж. При этом учитывается:

  • количество проданных товаров,

  • срок с момента поступления товара в продажу,

  • количество сделок с этим товаром

  • число дней, в течение которых товар находился на полках.

Прогноз может строится на основании последних нескольких месяцев или по сравнению с предыдущим годом.

Ручная корректировка

Закупщик может скорректировать полученное значение. Ручная корректировка точки заказа необходима в случае, когда ожидается изменение уровня продаж:

  • проведения промоакций,

  • перед праздниками (новый год, 8-е марта и т.п.),

  • для сезонного товара.

Обе границы рассчитываются автоматически. При этом менеджер может задать ручное значение границы. В этом случае будет использоваться именно оно.

Дни, штуки и упаковки

Целевой остаток можно задавать в днях(тогда значение Max рассчитывается исходя из прогноза продаж) или непосредственно в штуках. Дополнительно может быть задана и учтена кратность упаковки.

Развернутый анализ продаж товара

Помощник закупок содержит отчет, который позволяет рассмотреть историю продаж товара более подробно. Открывается двойным кликом по колонкам с историей.

Расшифровка продаж по периодам

При установке флага «Расшифровать продажи по периодам», появляется дополнительный ряд колонок, в котором отображаются продажи за несколько последних месяцев или недель (в зависимости от выбранного периода и типа периода).

Текущий остаток

Текущий остаток выводится в штуках (с учетом заказанного и зарезервированного количества). Также выводится число дней, на которые хватит текущего остатка, если продажи будут идти в соответствии с прогнозом.

Двойной клик по колонке остатка открывает ведомость по остаткам товаров на складах.

Двойной клик на колонках «резерв» и «заказано» откроет «Отчет по товарам в резерве» и «Ведомость по заказам поставщикам» соответственно.

Отклонение

В колонке «Отклонение» выводится разница между текущим и целевым остатком.

  • Отрицательное количество (красным) — это излишки товаров. Текущий остаток превышает значение MAX

  • Положительное — нехватка товара. Его желательно дозаказать.

    • Товар будет включен в заказ поставщику тогда, когда его остаток будет меньше точки заказа

Автоматическое формирование заказов поставщикам

Формирование документа «Заказ поставщику» происходит на основании автоматически рассчитанных (или введенных менеджером) значений MIN/MAX. Формирование документов может производится вручную (нажатием на кнопку) или автоматически (по расписанию).

Контрагент

Контрагент определяется по полю «Основной поставщик» номенклатуры. Если у вас это поле заполнено не для всей номенклатуры, значение может быть проставлено автоматически с помощью встроенной обработки «Автоматическая установка основного поставщика из последних поступлений»(обработка входит в комплект поставки).

Ввод «Поступления товаров»

При поступлении товаров, уже не приходится заполнять документ «Поступление товаров» вручную. Теперь его можно внести на основании ранее созданного «Заказа поставщику» и немного скорректировать, если фактически поставленный товар отличается от заказанного.

Товары «К заказу»

Товары, для которых отмечено количество к заказу, собираются в отдельной таблице «К заказу». Здесь поставщик, у которого будет заказан этот товар, может быть изменён вручную. Под таблицей расположен сводный отчет, который показывает общее количество и сумму заказываемого товара по поставщикам.

Товарная матрица

Введенные вручную значение MIN и MAX сохраняются в базе данных с привязкой к каждому подразделению. Таким образом товарная матрица может быть проверена и согласована с руководителем, а также останется на время отпуска или при смене закупщика.

После включения соответствующего флага, под номенклатурой появляется список с расшифровкой продаж, остатков по подразделениям и потребность в товаре по каждому подразделению.

При необходимости программа автоматически предлагает сделать перемещение с центрального склада. Если же остатков в центре недостаточно — товар заказывается у поставщика.

2017-04-06_14-54-23.png

Товарная матрица также реализована для сети магазинов.

Загрузка значений из внешних таблиц

Возможность загрузки параметров автозаказа из таблиц Excel в помощнике закупок применяется когда:

  • до перехода на помощник закупок использовался Excel. Чтобы облегчить переход на работу с помощником закупок, можно быстро загрузить данные из XLS в 1С.

  • оперативная установка значений MIN и MAX делается не в 1С, а в Excel. Сотрудникам так проще (привычнее) или 1С не установлена (например, используется АТОЛ или другое РМК).

Могут быть загружены следующие данные:

  1. Значения MIN/MAX

  2. Кратность номенклатуры

  3. MAX в днях

  4. Ручной прогноз продаж

“Начальный остаток” и “Поступило”

Для лучшего анализа истории продаж, выведены дополнительные колонки:

  • Колонка “Начальный остаток”, в которой выводится остаток на начало периода.

  • Колонка “Поступило”, показывающая объём закупленного товара по выбранному подразделению

Перемещение с центрального склада

Помимо заказа поставщику, обработка может формировать перемещение товаров с центрального склада.

Обработка запускается в магазине-получателе.

Текущие остатки сравниваются с порогами МИН и МАКС как обычно.

Если требуемый товар есть на центральном складе, формируется перемещение. В заказ поставщику включается только тот товар, которого нет на центральном складе.

При нажатии на кнопку “Создать перемещения” формируется перемещение или документ "Внутренний заказ" (в зависимости от настроек).

Группировка по иерархии и категориям

Результаты отчёта могут быть сгруппированы по группам (иерархии) или товарным категориям (реквизит номенклатуры “Номенклатурная группа”). При этом выводятся итоговые значения всех показателей.

Аналоги товаров в Помощнике закупок

Механизм товаров-заменителей (аналогов) используется в случае, если необходимо с несколькими товарами работать как с одним целым – товаром-аналогом.

Необходимо в следующих случаях:

  • При выпуске вендором следующей модели на замену предыдущей. В этом случае, для расчёта прогноза продаж используется история продаж по предыдущей модели;

  • Когда покупатель не различает разные товары, которые однако в нашей базе существуют под разными наименованиями;

  • Когда не важен анализ конкретной позиции товара, важна картина по товарам «в целом»;

Функция работы с аналогами объединяет историю продаж, резервы и остатки нескольких товаров. В результирующей таблице выводится только один товар.

Для реализации этого механизма, в карточке товара добавлен реквизит "Основной заменитель". В этом поле задаётся товар, в котором будут обобщаться данные каждой отдельной позиции. Таким образом несколько товаров объединяются в общий товар-аналог, чтобы работать с ним как с единой сущностью.

Ссылка на основной товар-заменитель задаётся в карточке номенклатуры

Объединение нескольких товарных позиций в одну

Например, у выделенных товаров в поле "Основной заменитель" указана ссылка на товар "Вентилятор оконный"

Данные по нескольким товарным позициям объядиняются в одну строку

При формировании отчёта в режиме объединения аналогов, все данные по этим товарам сливаются в одну строку.

Обратите внимание, что количество к заказу к поставщика изменилось. Это правильно, так как нет смысла заказывать товар, если в наличие есть его аналог.

Результирующая строка с объединёнными данными по нескольким товарам-аналогам

В заказ поставщику попадает основной товар-заменитель.

Просмотр сводных данных в стандартных отчётах

Благодаря гибкости 1С, сводные данные по нескольким товарам-аналогам можно просмотреть и через стандартные отчёты (по продажам, остаткам, себестоимости и т.п.).

Использование аналогов в стандартных отчётах 1С: Управление Торговлей 10.3 и 11

Настраиваемое отображение колонок и сортировка строк

Итоговый отчет, который готовит помощник закупок, состоит из более чем 30 колонок. И каждая из них может понадобится закупщику в какой-то момент.

Для того, чтобы его сберечь время и психическое здоровье, существует возможность скрыть ненужные в данный момент сведения. Это делается двумя способами.

Либо через закладку “Отображение”, где необходимо снять галочки у ненужных колонок.

Либо прямо в режиме просмотра отчета двойным кликом по названию колонки.

Использование помощника при сезонных закупках

По многим сезонным товарам нецелесообразно делать регулярные закупки — это невыгодно из-за расходов на доставку или из-за высокого риска того, что товар не будет доставлен вовремя и окажется в дефиците.

Поэтому такие товары закупают к началу сезона и в объёме, которого хватит на большую часть сезона.

Вот пример таких закупок на примере садово-огородных принадлежностей. Красные столбцы — сумма закупок, синие — сумма продаж (в закупочных ценах). Хорошо видны пики больших закупок, которые потом постепенно распродаются.

В таких случаях при заказе необходимо ориентироваться на продажи прошлого года.

Чтобы помощник закупок сформировал заказ поставщику на основании данных прошлого сезона, необходимо выбрать в качестве периода анализа пункт “аналогичный период прошлого года” и скорректировать даты в поле “Период с … по …”. Должен быть выбран диапазон, с которым максимально совпадут границы наступающего сезона, под который делается закупка.

Для удобства можно установить флаг “Расшифровать продажи по периодам”, чтобы в отчёте появились дополнительные колонки с данными о прошлогодних продажах, разбитых по месяцам.

В обоих полях “Целевой срок MAX/MIN” необходимо выбрать срок, на который выполняется заказ. Обычно используют периоды от двух недель до месяца.

Если позволяют свободные средства, а больший объем партии обходится дешевле (за счёт скидок или транспортных расходов), то закупку товара можно сделать практически на весь сезон. В этом случае нужно проставить 120 дней для закупки на 4 месяца.

В результате, помощник предложит пополнить запасы на основании данных о продажах за предыдущий сезон.

Заказы покупателей в помощнике закупок

Помимо своей основной задачи поддержания складских остатков в диапазоне МИН-МАКС, помощник закупок корректно обрабатывает и заказы покупателей.

С его помощью, закупщик может внести в заказ поставщику как товар в соответствии с прогнозом продаж, так и товар из дополнительного ассортимента, поставляемый на заказ.

Принцип работы при этом не меняется, а для учёта заказных позиций используется стандартная схема работы с заказами в 1С:Управление торговлей 10.3.

Для регистрации заказа достаточно провести документ "Заказ покупателя" с перечислением заказанных позиций.

Заказ покупателю

Необработанные заказы покупателей отображаются в колонке "Заказы".

Далее эти заказы учитываются при автоматическом заполнении колонки "Заказать у поставщика".

Учёт товаров из заказов покупателей при подготовке заказа поставщику

Созданный документ "Заказ поставщику" привязан к заказам покупателей, на основании которых он был сформирован.

Сформированный документ "Заказ поставщику"

Проведенный документ "Поступление" резервирует поступивший товар, если в строке заполнена колонка "Заказ". Также, заполнение этой колонки даёт возможность организовать уведомление покупателей (СМС или почтовыми сообщениями) о том, что их заказ поступил.

Колонк "Заказ" заполняется автоматически при введении поступления товаров на основании заказа поставщику.

Если же ввод поступления на основании заказа поставщику затруднителен, то можно воспользоваться нашей разработкой "Автоматическое определение заказа покупателя, под которого пришел товар". Тогда поступление вводится как обычно, а работу по заполнению колонки "Заказ" делает программа.

Документ поступления, резервирующее товары по заказу покупателя

Дополнительная информация

  • Обработка разработана для конфигураций:

    • «1С: Управление торговлей 10.3»

    • «1С: Комплексная автоматизация»

    • «1С: УПП»

  • Код открыт

  • Поставляется в виде изменений конфигурации

  • Инструкция по интеграции модуля в вашу конфигурацию

Техподдержка

  • Свои вопросы пишите в комментарии.
  • Срок действия бесплатной поддержки 3 месяца.

Гарантия возврата денег

Гарантия возврата денег

ООО "Инфостарт" гарантирует Вам 100% возврат оплаты, если программа не соответствует заявленному функционалу из описания. Деньги можно вернуть в полном объеме, если вы заявите об этом течение 14-ти дней со дня поступления денег на наш счет.

Программа настолько проверена в работе, что мы с полной уверенностью можем дать такую гарантию. Мы хотим, чтобы все наши покупатели оставались довольны покупкой.

Для возврата оплаты просто свяжитесь с нами.

Скачать файлы

Наименование Файл Версия Размер
Помощник закупок по методу Min/Max для УТ 10.3, КА, УПП: Файл конфигурации
21.04.2017
16500 руб.

Моментальная
доставка

Помощник закупок по методу Min/Max для УТ 10.3: Техподдержка 6 месяцев
21.04.2017
2800 руб.
Помощник закупок по методу Min/Max для УТ 10.3: Техподдержка 12 месяцев
21.04.2017
4400 руб.

См. также

Комментарии
1. Игорь Герман (German_Tagil) 4 24.04.17 07:54 Сейчас в теме
Мда. Наворочено...
Вопрос: У нас по заказное производство - ну или по другому по договорам.
выдаются спецификации .
Я так понял, что в у Вас это реализованно через заказ покупателей
как реализованно у вас если в трех разных договорах одна и таже позиция
в заказе поставщику отражается одна позиция или три?
2. Борис Коломин (ПерваяСистема) 284 24.04.17 09:19 Сейчас в теме
(1) В Заказе поставщику в колонке "Заказ" устанавливает заказ покупателя. Соответственно, одинаковый товар, по трем разным заказам покупателей в заказе поставщику будет отображен тремя разными строками. Договор при этом не учитывается.
3. Игорь Герман (German_Tagil) 4 24.04.17 12:53 Сейчас в теме
ясно - задумывался как-то над этой проблемой - больно много переделывать
4. Дмитрий Имхо (Dmtr666) 03.05.17 14:49 Сейчас в теме
Небольшой косяк в функции ОрганизацияПлательщикНДС в модуле _Автозаказ. УПП ближе к КА соответственно надо проверять как то так:

Если	Найти(Метаданные.Имя, "Комплексная") 
ИЛИ Метаданные.Имя = "УправлениеПроизводственнымПредприятием" Тогда
Оставьте свое сообщение